Projekte die groß und umfangreich sind machen Angst und schaffen Unsicherheit. Da hilft nur ein gutes Projekt- oder Aufgabenmanagement auch „Salamitaktik“ oder „Wie esse ich einen Elefanten“ genannt.
Dies ist Teil eins unserer Serie, in der Sie erfahren, wie Sie diese Projektmonster ganz einfach besiegen können.
Hier gehts zum zweiten Teil

„Oh mein Gott, wie soll ich das bloß jemals schaffen…“.

Ja, es gibt Aufgaben, die so groß und unüberwindbar erscheinen, dass man sich am liebsten ins Bett legen möchte und die Decke über die Ohren ziehen.

Aber ganz oft sind solche Aufgaben nur Scheinriesen, auch wenn sie auf den ersten Blick höher wirken als die Schweizer Alpen. Erinnern Sie sich an Herrn Tur Tur, den unglücklichen Scheinriesen von Lukas dem Lokomotivführer? Genauso ist das mit unseren Aufgabenmonstern.

 

Die beste Art eine Aufgabe nicht zu Ende zu bringen,
ja sogar die beste Methode
sie gar nicht erst anzufangen,
ist es, sie möglichst monströs
zu erscheinen zu lassen.

Eine Aufgabe, die zu groß ist, frustriert, schreckt ab und macht Angst. Ihnen werden unter Garantie ohne jede Mühe spontan tausend Gründe einfallen, eine solche Aufgabe zu vermeiden.

Und genau deshalb sollten Sie ab sofort diese Monstren in einzelne kleine, gut überschaubare Arbeitsschritte unterteilen. So wie das die Profis mit einem Projektmanagement machen.

Damit uns das leichter fällt, und wir nicht gleich vor dem Begriff „Projektmanagemant“ oder „Aufgabenmanagement“ zurückschrecken, sollten wir unterscheiden zwischen “Aufgaben” und “Projekten”.
Die “Projekte”, das sind die monströsen Riesenaufgaben. Die einzelnen Arbeitsschritte in die wir die Riesen geteilt haben, werden ab jetzt zu “Aufgaben”.
Und nur noch diese Aufgaben wandern auf ihre To-Do-Liste.

Versuchen wir es doch einmal mit einem meiner ganz privaten Monster:
Einen kompletten Frühjahrsputz? Schaffe ich im Leben nicht. Alleine schon das Wort treibt mir den Schweiß auf die Stirn und lässt mich an ein Wochenprojekt mit dauerverstaubtem Haar und blaugeblümten Kittelschürzen denken. Mir läuft jedenfalls schon beim Tippen ein Schauder den Rücken herunter.

Aber wenn ich meinen Frühjahrsputz in einzelne kleine Portionshäppchen aufgeteile erscheint er auf einmal gar nicht mehr so schlimm und durchaus machbar.

Anstelle von “Frühjahrsputz” steht jetzt auf meiner Liste: Fenster vorne putzen, Fenster Wohnzimmer putzen, Teppiche shamponieren, Schränke rausräumen, saubermachen und neu organisieren und die Terasse frühlingsfein machen.

Halt!
Terasse frühlingsfein machen? Das ist ja schon wieder ein Projektmonster das plötzlich aufgetaucht ist. Und dieses Monster werde ich deshalb gleich wieder in kleine Arbeitshäppchen aufteilen.

Also notiere ich mir: Gartenstühle abwaschen, Boden fegen, Geländer wienern.. Und alles, was so im Frühjahr auf der Terasse zu erledigen ist.

Ja, genauso wie es das Projektmanagement empfiehlt. Manche lockere Zungen bezeichnen dieses Vorgehen aber auch als Salamitaktik.

 

Projektmanagement taugt nicht nur für
Großprojekte in internationalen
Großkonzernen.

Natürlich benötigen Sie für das Abwickeln kleinerer Projekte keine Spezialsoftware , sondern in der Regel reicht ein Blatt Papier aus. Listen Sie einfach im ersten Schritt die einzelnen Arbeitsschritte auf, die Sie benötigen um ihr Projekt abzuschließen. Im nächsten Arbeitsschritt versuchen Sie dann einzuschätzen, wieviel Zeit die einzelnen Arbeitsschritte in Anspruch nehmen.

Dann schauen Sie nach der Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte. Vielleicht ist die Reihenfolge so, wie Sie sie notiert haben nicht ganz ideal an ihre Möglichkeiten angepasst. Oder sie müssen für einige Arbeitsschritte eine bestimmte Reihenfolge einhalten, weil sie aufeinander aufbauen. Vielleicht haben Sie Lücken oder Leerlaufzeiten in ihrem Tagesplan in die Sie einzelne, kleinere Arbeitsschritte einschieben können. Ordnen Sie hintereinander an, was hintereinander gehört.

Aber seien Sie vorsichtig. Übertragen sie die Aufgaben jetzt bitte nicht einfach alle untereinander in ihre To-Do-Liste oder ihren Kalender. Wenn Sie nämlich, so wie ich, zu den sensiblen Seelchen gehören, dann wird Ihnen das Auftauchen von so vielen Aufgaben auf ihrer täglichen To-Do-Liste erst einmal einen ordentlichen Schock verpassen. Deshalb legen sie Ihre Projektliste erst einmal beiseite und übertragen sie immer nur diejenigen Aufgaben auf ihre To-Do-Liste, die sie am entsprechenden Tag oder am nächsten Tag auch bewältigen können.

Einer der vielen Vorteile der Methode, große Aufgaben in viele kleine Bröckchen zu unterteilen liegt darin, dass Sie auch kleinere Zeiteinheiten nutzen können. Wer beispielsweise jeden Morgen 30 Minuten Freiraum hat, bis er aus dem Haus muss, der kann in diesen 30 Minuten durchaus jeden Tag eine Miniaufgabe des Großprojektes “Frühjahrsputz” erledigen.

Denken Sie immer daran: Wie isst man einen Elefanten?
Genau! Stückchen für Stückchen. Genau so sollten sie ihre Aufgaben angehen. Aber Vorsicht: Man kann es auch übertreiben und den Elefanten in zu dünne Stückchen schneiden. In Elefanten-Carpaccio sozusagen. Lassen sie beim Organisieren von Projekten ihren gesunden Menschenverstand walten.

Hier finden Sie Teil zwei unserer Serie  „Salami in Scheiben“ und hier geht es zu Teil drei „Salami in Scheiben, die dritte“

Alexandras Fundstücke des Monats

Meine Fundstücke des Monats: nützliche Kleinigkeiten die das Leben erleichtern.

Sorgen für leichte Frühlingsstimmung, nach dem langen Winter und halten extra lange!

Frühjahrsputz macht glücklich! Besonders wenn er geringe Anstrengung erfordert. Wie mit diesem Bodenwischset von Vileda:

Die fanden wir besonders witzig: Madame Pottine aus Disneys "Die Schöne und das Biest"