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Computer aufräumen: E-mail-Management

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Der Januar ist für mich der traditionelle Zeitpunkt zum Computer putzen. Ordnung im Computer ist nämlich nicht nur für mich als Freiberufler absolut unverzichtbar. Und ja, Ihr seht das schon richtig: Ein Computerputz ist echte Draußen-ist-mieses-Wetter-Arbeit. Immer dabei: Tasse Milchkaffee oder Tee, Reste vom Weihnachtsgebäck, Wolldecke, Musik….
Schließlich brauchen nicht nur Computer liebevolle Zuwendung.

Teil eins: Die Emails

Ja, es hat sich einiges angesammelt im Laufe des Jahres. Genau 1246 ungelesene Mail aus dem vergangenen Jahr meldet mein Emailprogramm. Im Durchschnitt drei am Tag!
Und nein. Es liegt nicht daran, dass ich meine Mails nicht zu lesen pflege, sondern es liegt daran, dass

  • Etliche Mitbenutzer von Verteilern auf den Button „Allen antworten“ klicken, auch wenn sie nur schreiben „Danke für die Info, „Donnerstag kann ich nicht“ oder gar „Schnucki, Du bist süß“
  • Pro Online-Bestellung oft fünf bis sechs Mails bei mir eintrudeln. „Wir haben ihre Bestellung erhalten“. „Ihre Zahlung ist bei uns eingetroffen“. „Sie haben eine Zahlung an… veranlasst“. „Ihre Ware wird jetzt versandt“. „Der Paketcode ihrer Sendung lautet…“. „Bitte bewerten Sie uns…“.
  • Viele Online-Shops (vor allem aus dem Ausland) mich nach der Bestellung gleich in ihren Online-Verteiler aufnehmen und mir regelmäßig ihren Newsletter schicken. Entweder ungefragt oder weil ich in der Eile vergessen habe das Häkchen bei „Schicken Sie mir bitte interessante Angebote“ zu löschen.
  • Bei Presseverteilern geht nur ganz oder gar nicht. Da trudeln oft 20 für mich uninteressante Mails bei mir ein, bis ich die eine Perle darunter finde

Klar, dass es nichts bringt das Ungelesene im Nachhinein sortieren zu wollen.
Also einfach nur den Ordner komprimieren und dann am Stück archivieren. Die ausgeklügelte Suchfunktion moderner Email-Programme findet ganz schnell wieder was suche, wenn ich denn tatsächlich etwas suche.

Mein Posteingang genügt jetzt sogar den
Anforderungen der Leere-Inbox-Puristen.

Wie´s geht mit dem Archivieren  von Emails finden Sie beispielsweise hier für Microsoft Outlook und hier für Thunderbird.
Für Ihre Mobilgeräte mit Gmail gibt’s hier und hier Anleitungen.

Damit mein Posteingang jetzt auch möglichst lange so jungfräulich bleibt, checke ich kurz die ungelesenen Mails vom Dezember durch:

  • Welches davon sind Newsletter, die ich getrost abbestellen kann? Gleich raus mit der Kündigung. Oft muss man allerdings ein bißchen suchen, bis man die ultrakleingedruckte Abbestell-Option findet.
    Mein kritischer Blick auf Newsletter bleibt übrigens noch den ganzen Januar durch bestehen. Mit diesem Trick habe ich aber dann wirklich fast alles Unnütze eliminiert.
  • Welche Mails sind echte Spam-Mails, die meinem Spam-Filter durchgerutscht sind? Die markiere ich jetzt gerade beim Durchsehen, denn mein Spamfilter ist ja lernfähig.

 Passt meine Ablage noch?

Mein nächster Blick gilt der Ablage meiner Emails:

  • Passt meine Ordnerstrukur noch zu mir und meinen Aufgaben? Die Dinge ändern sich. Meine Ordnerstruktur vom Jahr 2010 passt schon lange nicht mehr zu meiner Tätigkeit. Also lösche oder archiviere ich Ordner, die ich nicht mehr benötige, und erstelle neue. Neue Ordner befülle ich entweder manuell wenn ich die Emails gelesen bzw. bearbeitet habe, oder ich lasse die entsprechenden Mails mit Hilfe eines Filters oder einer Regel einfach ungelesen hineinlaufen und nehme sie mir vor, wenn ich Zeit und Lust dazu habe. Zum Beispiel die noch verbleibenden Newsletter 😉
  • Sinnvoll ist es, auch einmal die vorhandenen Filter (Regeln) durchzuschauen: Was macht noch Sinn und welche ändere ich besser ab?

Anleitungen für das Erstellen von Regeln bzw. Filtern gibt’s hier für Outlook oder Thunderbird.
Bei Android-Geräten bietet sich die Funktion „sortierter Eingang“ an oder eine leistungsfähige App wie MailDroid. Eine Anleitung für das Mail-Filtern in Ihrer  I-cloud finden Sie hier.

Foto: Rainer Sturm/pixelio.de

Besser arbeiten, Produktivität

Wer zuhört hat mehr vom Leben

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„Zuhören“ – das Thema gehört zu gleich noch einer Blogparade die einen Nerv bei mir trifft. Die Logopädin, Lernpädagogin und Beziehungscoachin  Veronika Krytzner von CoCo hat nämlich zum Nachdenken übers Zuhören aufgerufen.

Wer wie ich von der schnellen Truppe ist, kennt das Problem. Bei viel zu vielen Gesprächen überlegen wir nämlich am Ende: „Worum gings hier eigentlich?“ und „Was hat mir der Andere eigentlich erzählt?“. Oder „Wie war das  noch gleich?“. Der Overkill ist dann:“Verdammt, was hat der Chef jetzt gesagt, was ich machen soll?“

Sie merken, wer zuhört hat mehr vom Leben.

Warum hören wir eigentlich nicht zu?

  • Wir sind müde oder gestresst und deshalb unfähig uns zu konzentrieren.
  • Ein Hintergrundgeräusch lenkt uns ab: Wir hören beispielsweise während wir uns unterhalten, gleichzeitig den Nachrichten im Radio zu.
  • Im Gespräch fällt ein Schlüsselwort. Daraufhin rattert in unserem Kopf eine ganze Liste herunter. Einkaufslisten beispielweise oder ToDo-Listen.
  • Das Thema interessiert uns eigentlich nicht so recht, deshalb fällt es uns schwer bei der Sache zu bleiben.

Um uns den Focus auf ein Gespräch ein wenig zu erleichtern habe ich einige Tipps und Tricks zusammengetragen.

  • Wer merkt dass er abgeschweift ist und den Faden verloren hat, sollte seinen Gesprächspartner sofort bitten: „Ich war im Moment gerade abgelenkt, könnten Sie das bitte noch einmal wiederholen?“ Den Faden im Gesprächsverlauf wiederzufinden ohne einen Stopp einzulegen, ist in der Regel ein aussichtsloses Unterfangen. Keine falsche Scheu also!
  • Durch das Stellen von Zwischenfragen fällt es leichter zu fokussieren. Am besten offene Fragen stellen – also Fragen auf die man nicht einfach mit „ja“ oder „Nein“ antworten kann. Denn Fragen stellen kann nur der, der zuhört.
  • Spiegeln oder Reflektieren: Den letzten Satz des Gesprächspartners wiederholen. „Aha, also die Umsatzzahlen im letzten Trimester sind zurückgegangen.“ Ein solches Spiegeln bringt uns raus aus der Rolle des passiv Zuhörenden und schärft unsere Aufmerksamkeit.
  • Wenn es sich um eine Folge von Arbeitsanweisungen handelt, empfiehlt es sich auch, Notizen zu machen. Denn auch die Schreibbewegung hilft dabei sich zu konzentrieren. Keine Angst, das Mitschreiben muss man nur richtig verpacken: „Da scheinen noch eine Menge Anweisungen zu kommen, da mache ich mir lieber ein paar Notizen, damit ich nichts vergesse.“
  • Am Ende des Gesprächs: Zusammenfassen was gesagt wurde. „Habe ich das jetzt richtig verstanden, dass…“ oder: „Okay, dann machen wir das jetzt so…“.

Übung macht den Meister:
Den Focus besser halten

Aufmerksam zuhören lässt sich übrigens trainieren. Wer regelmäßig übt, wird schon bald Erfolge verbuchen können.

Eine tolle Übung um die Aufmerksamkeit zu trainieren ist beispielsweise: Drei Dinge benennen die ich sehe, dann drei Dinge benennen die ich höre, danach drei Dinge benennen die ich fühle. In der nächsten Runde nur noch jeweils zwei Dinge benennen, in der dritten Runde nur noch jeweils eine Sache.

Und um den Kopf frei zu bekommen, ist es oft hilfreich, die vermaledeiten Einkäufe oder Dinge die zu erledigen sind aufzuschreiben. Denn dann brauche ich keine Angst zu haben, etwas zu vergessen.

Vielen Dank übrigens an Marco, der die Zusammenstellung warum wir nicht zuhören, für uns ausgearbeitet hat.

Foto:  „Nora&Jonas – Hands“ von Jonas Ginter (Bremen) via Flickr – CC: https://www.flickr.com/photos/27017674@N06/