Rückwärtsplanung – was ist das denn?

Immer wieder werde ich gefragt, wie denn nun eine Rückwärtsplanung eigentlich funktioniert und wie man mit Hilfe des rückwärts Planens einen Projektplan erstellt.

Hilfreich ist eine solche Rückwärtsplanung vor allem für Last-Minute-Macher, die einfach keine Lust mehr haben, sich immer wieder die Nerven aufzuschleißen und die Nächte durch zu arbeiten, wenn der Abgabetermin eines Projektes naht.

Der Trick ist im Prinzip ganz einfach: Denn umgekehrt zu einer normalen Projektplanung fängt man einfach von hinten beim Abgabetermin  an.

Hier ein Beispiel um die Grundprinzipien der Rückwärtsplanung zu verdeutlichen.

Der Abgabeschluss für Kurts Semesterarbeit ist der 15.Juli.

  • Ein Blick in den Kalender: Der 15.Juli ist ein Freitag. Das bedeutet, die fertige Arbeit muss spätestens bis 12 Uhr im Sekretariat sein, denn dann geht die Sekretärin ins Wochenende.

Das Beispiel eignet sich nicht
nur für Semesterabeiten,
sondern auch für alle anderen Projekte

 

Jetzt ein Blick in die Anforderungen: Bestimmt muss die Arbeit ausgedruckt werden, aber muss sie womöglich gebunden sein?

  • Falls ja gilt es abzuklären, wer diese Arbeit übernimmt und wie lange das dauert. Gerade zu Semesterende liegen die Copy-Shops gerade in den Unistädten beispielsweise ziemlich zu mit Arbeit. Also: Kurt schnappt sich den Telefonhörer und fragt nach. Idealerweise möchte er die Arbeit spätestens eine Woche vor dem Abgabetermin zurückhaben, falls beim Binden etwas schiefgeht, also am 8.. Der Buchbinder braucht drei Tage, also sollte er die ausgedruckten Seiten am 5.Juli bekommen. Kurt schnappt sich ein Arbeitsblatt und trägt dieses Datum ein.
  • Wie lange braucht Kurt zum Ausdrucken? Rechnet aber damit, dass beim Ausdrucken der Drucker den Geist ausgibt, oder die Patrone leer wird. Denn das ist „Murphys Gesetz“, das der amerikanische Raumfahrtingenieur im Jahr 1949 formuliert hat und das besagt „Alles was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“

Zwischenschritte festhalten

Also setzt Kurt das Ausdruckdatum auf den 1.Juli, denn notfalls kann er dann noch am Samstag neue Druckerpatonen besorgen, oder am Montag bei einem seiner Freunde drucken.

  • Liest jemand Korrektur, oder bleiben die Tippfehler drin? Falls ja, wie lange braucht der- oder diejenige?

So, jetzt haben wir das Datum an dem das Manuskript der Arbeit fertig sein sollte. Falls das nicht klappt, kein Drama: wir haben ja ausreichend Pufferzeiten eingeplant.

Jetzt schauen wir uns unser Thema an, gliedern es in einzelne Arbeitsschritte und überlegen, wie lange wir für den jeweiligen Arbeitsschritt benötigen.

Die Abhänigkeit von Dritten
einplanen!

  • Wichtig dabei ist die Frage: Wo sind wir von anderen abhängig, die eventuell auch Zeit brauchen? Diese Teile sollten wir uns extra markieren.
  • Jetzt geht es weiter mit der Planung. Wir tragen einfach die einzelnen Arbeitsschritte von unserem Manuskript-ist fertig-Termin nach vorne ein. Idealerweise lassen sich dabei auch noch Pufferzeiten einplanen.
  • Wichtig ist es für Kurt auch Rückmeldungen seines Profs zu erhalten. Die meisten Hochschullehrer bieten in der heißen Phase von Semesterarbeiten dazu Sprechtermine an. Ein solches Angebot sollte Kurt auf jeden Fall nutzen und einplanen – genau wie sich ein Freiberufler während eines Projekts die Rückmeldung seines Kunden einholen sollte.

Nachdem Kurt die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte auf sein Arbeitsblatt eingetragen hat kann es sich entweder zufrieden zurücklehnen weil alles aufgeht und er erst in der kommenden Woche mit seiner Arbeit beginnen muss, oder er stellt fest, dass er in der vorletzten Woche hätte anfangen müssen.

An Pufferzeiten denken

Falls das der Fall ist, hilft nur eines: Die Zeit für die einzelnen Arbeitsschritte zu verändern, und zwar solange, bis die Planung aufgeht.

Jetzt kann Kurt das jeweilige Datum, an dem ein Arbeitsschritt fertig gestellt sein muss, in seinen Kalender eintragen. Außerdem sollte sich Kurt notieren, wer etwas zu seiner Arbeit zuliefert und wann er denjenigen kontaktieren muss. Aber Vorsicht: Gerade wenn Dritte in der Planung einbegriffen sind, muss Kurt unbedingt Pufferzeiten einplanen!

So, alles klar soweit? Eine solche Rückwärtsplanung eignet sich nicht nur für Studenten und Semesterarbeiten. Auch Freelancern hilft die Methode weiter um größere Projekte zu bewältigen. Oder beispielsweise, wenn sich die Schwiegereltern zum Osteressen angesagt haben…..

Wie man am besten größere Prokjekte in kleine Arbeitseinheiten zerlegt steht hier, hier und hier.

Wer öfters größere Projekte bearbeitet, der sollte sich übrigens diese kostenlose Software einmal anschauen: https://www.ganttproject.biz/

Foto: Webvilla via Pixabay


Alexandras Fundstücke des Monats

Zu viel Kram in der Küchenschublade? Dann fehlt euch unter Umständen ein Unversalwerkzeug wie das Le Creuset Kellnermesser. Das ist nämlich Korkenzieher, Kronkorkenöffner und Kapselabschneider in einem. Und so kann eine Menge Mist aus der Schublade raus!

Haben sie klemmende Drehverschlüsse an Sprudelflaschen satt? Das Team von Koziol hat sich Gedanken gemacht wie man das Problem genauso effektiv wie schön lösen kann. Dabei herausgekommen ist dieser Drehverschlussöffner, der übrigens auch Kindern das Leben erleichtert:
Backhandschuhe und Topfgreifer aus Silikon sind so gut wie unverwüstlich und leicht sauber zu halten. Hier ein Paar besonders witzige Modelle in Form eines Hundekopfs:

Meine Fundstücke des Monats: nützliche Kleinigkeiten die das Leben erleichtern.

 

Zettelwirtschaft ade – die schönsten Notizbücher

Schluss mit der Zettelwirtschaft. Informationen und Ideen sind viel zu kostbar um das Riskio einzugehen, sie zu verlieren.
Außerdem sind die neuen Notizbücher wirklich viel zu schön, um sie sich entgehen zu lassen. Und: Last-Minute-Geschenke für Menschen die alles haben, braucht man doch eigentlich immer, oder?

Und so ein altmodisches Notizbuch (aka Hipster-PDA) hat auch im Zeitalter des Smartphone durchaus seine Berechtigung.

Wunderschön sind vor allem die neuen handgearbeiteten Ledernotizbücher aus handgeschröpftem Papier von Life-Arts.

Luxus pur: Die Notizbücher von Life-Arts – Hier das Modell Indra.

Ebenfalls von Life-Arts, genau so edel wie „Indra“ aber etwas weniger rustikal das Modell „Attaché“.
„Attaché“ gibt es wie „Indra“ in zwei Größen, nämlich in 9×13 cm und 15×20 cm. Für beide gibt es übrigens für zirka 7 Euro einen Seiten-Nachfüllpack.

„Attaché“ von Life-Arts

Für alle dies lieber schlicht-elegant lieben, hier das Sense-Book von Transotype. Das Sense-Book ist ebenfalls in weiches Leder gebunden und sogar in drei verschiedenen Größen erhältlich, von DinA6 bis DinA4 je nach Wunsch mit kariertem, liniertem oder blanko Papier. Natürlich gibt’s auch für das Sense-Book Nachfüllpapier.

Das Sense-Book von Transotype

Der Klassiker und fast überall bekannt: Die „Paperblanks“. Neu in der Paperblanks-Herbstkollektion 2014 ist die Serie „Via Romana“, von der Bindung von Parvus Mundus des Laurentius Haechtanus Goidtsenhovius aus dem Jahre 1579 inspiriert sind. Hier die neuen Paperblanks „Via Romana Concordia“ und „Via Romana Fortuna“:

PB_ViaRomana_ConcordiaFortu

 

Für alle die es so richtig üppig mögen, gibtes zwei neue Bände aus der „Siberfiligran“- Kollektion von Paperblanks in Aubergine und Smaragdgrün. Paperblanks gibt’s in den verschiedensten Formaten, vom Minis im Format 10/14 bis hin zum DinA4-Überformat, je nach Wunsch liniert oder unliniert.

Ganz wunderschön sind auch die neuen Notizbücher der Reihe „My Notes“ des Verlags arsEdition. Ganz ehrlich: So ganz entscheiden kann ich mich zur Zeit nicht zwischen dem gestreiften „Hinfallen, Aufstehen, Krone richten und Weitergehen“ und dem quietschrosaroten „Ich schmeiß alles hin und werd Prinzessin“. Beide gibt’s jeweils in den Formaten 9×14 cm und 14x21cm.

arsEdition „Prinzessinnen-Notizbuch“

Nun ja, ich werd wohl beide kaufen – Notizbücher braucht man ja ständig!

Anmerkung: Alle Links führen zu Amazon.de