Die To-Do-Liste verkleinern

Die To-Do-Liste verkleinern

OMG – wie kann ich meine To-Do-Liste verkleinern, straffen und handlich machen? Diesen Seufzer höre ich immer wieder von Freundinnen, die völlig schöpft über Ihren übervollen To-Do-Listen stöhnen. Wie sie das denn alles schaffen sollen?

Grundsätzlich ist so eine To-Do-Liste (zu Deutsch eine Liste auf der alles draufsteht was erledigt werden soll) , ja eine gute Sache.

Ich zum Beispiel, schreibe einfach alles runter wies mir einfällt, und schon habe ich den Kopf frei für Anderes. 🙂

Tja, und dann stehen etwa 30 Dinge auf meinem Zettel (oder auf meiner virtuellen Computer-To-Do-Liste) und das einzige was wirklich passiert, ist dass ich einen riesigen Schreck bekommte, wenn ich so deutlich vor mit sehe, was alles zu erledigen ist, und ich völlig verzweifelt einen Anfang suche.

Versteht mich richtig – Listen sind grundsätzlich eine gute Sache, aber Listen haben oft auch negative Auswirkungen.

Manchmal nutzt es ja, bei einer solchen ellenlangen Liste einfach von oben anzufangen, aber in der Regel ist das keine ideale Lösung.

Das tun was mich weiterbringt

Tatsache ist, um wirklich die Dinge gebacken bekommen, müsst Ihr eure ToDo-Liste entrümplen, sortieren und die wichtigen Dinge herauskristallisieren.

Wie verwandele ich nun diese unstrukturierte Sammlung von Möchten, Wollen, Wissen in einen Aktionsplan, der mich wirklich voranbringt?

Zeit wieder einmal das Pareto-Prinzip anzuwenden: Das Pareto-Prinzip oder die 80/20 Regel besagt nämlich, dass für 80 Prozent Fortschritt 20 Prozent Aufwand erforderlich ist. Umgekehrt verhält es sich aber auch so, dass für die letzten 20 Prozent Fortschritt 80 Prozent Aufwand erforderlich ist.

Wer mehr zum Thema wissen will, kann das Pareto-Prinzip auch hier nachlesen.

Wenn wie auf unsere To-Do-Liste schauen, bedeutet dies: 80 Prozent der Dinge die wir erledigen wollen, erreichen wir mit 20 Prozent Zeitaufwand. Der Rest bringt leider unser Zeitbudget zum Überlaufen.

80 Prozent der Dinge erreichen
wir mit 20 Prozent Zeitaufwand

Okay, das Verhältnis ist nicht in Stein gemeißelt. Aber wenn Sie Ihre To-Do-Liste einmal nach den Kriterien der 80/20 Regel überprüfen, werden Sie merken, dass die grobe Richtung durchaus stimmt.

Schauen Sie sich Ihre Liste an und überlegen Sie, was Sie in der Zeit die Ihnen zur Verfügung steht, erreichen wollen. Wollen Sie dass Ihr Chef zufrieden dreinschaut? Wollen Sie mir der Familien ein gemütliches Wochenende verbringen? Wollen sie ein richtig gutes Examen machen? Oder, dass Ihre Gäste Sie begeistert über den grünen Klee loben?

Okay. Dann sollten wir uns Ihre To-Do-Liste einmal genauer anschauen.

Angenommen Sie haben 35 Positionen auf Ihrer Liste stehen, dann sollten wir im ersten Schritt die sieben Dinge (nämlich 20 Prozent) aussuchen, die sie Ziel am weitesten näherbringen. Denken Sie daran, die Dinge die am lautesten schreien sind nicht unbedingt die, die Sie ihrem Ziel näher bringen.

Kontrollieren sie dann kurz die 28 Dinge die übrig bleiben. Was können Sie abgeben/delegieren? Was bringt sie ihrem Ziel überhaupt nicht näher? Was steht nur auf der Liste, weil sie meinen, dass „man“ das tun müsste? Was steht nur auf der Liste, weil sie andere Leute beeindrucken wollen?

Stück für Stück
herunterbrechen

Weg damit. Es sei denn, Ihr Ziel ist es, andere Leute zu beeindrucken :-).

„So“, werden Sie jetzt mit einem innerlichen Seufzer sagen, „und wo soll ich denn jetzt anfangen?“

Ganz einfach. Wir wenden das Pareto-Prinzip einfach noch einmal an. Was übrig bleibt, ist die eine Tätigkeit, die sie Ihrem Ziel näherbringt.

Und wenn das erledigt ist, erledigen Sie den nächsten Punkt auf der Liste, den Sie mit Hilfe des Prinzips des Herrn Pareto ausgeguckt haben. Denn das sind die Dinge, wie Sie mit wenig Auswand viel bewegen können.

Photo: Fanfomych via Envato

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