Von Aufschiebern und Last-Minute-Machern

„Ach, Warum mache ich immer alles erst in der letzten Minute?“
Kennen Sie diesen Seufzer auch?
Klar. Es gibt praktisch nichts, das sich nicht aufschieben lässt. Von der Steuererklärung bis hin zur Examensarbeit, vom Saubermachen bis zum überfälligen Anruf bei Muttern.

Das Aufschieben hat in den vergangenen Jahren einen ausgesprochen wissenschaftlich klingenden Namen bekommen. „Prokrastination“ heißt es auf Neudeutsch und es ist darüber hinaus zum Gegenstand etlicher Studien geworden.

„Fein“, werden Sie jetzt sagen. „Und jetzt? Jetzt weiß ich wie sich mein Problem nennt. Aber ich weiß blöderweise immer noch nicht nicht wie ich es lösen kann.“

Die Wissenschaft hat inzwischen viele Erklärung fürs Aufschieben gefunden. Eine Selbstregulationsstörung sei es, Angst vor Versagen, oder einfach die mangelnde Bereitschaft sich mit unangenehmen Dingen zu befassen.

Meine Erfahrung: Es gibt viele Gründe um die Dinge aufzuschieben. Und gewonnen hat derjenige, der seine Gründe klar erkennt.

Gewusst warum, ist halb gewonnen

Da ist zunächst einmal das Problem mit der Ablenkung. Da sind Telefon und Internet, da sind Emails und auch schon mal der liebe Nachbar. Und ehe man sich versieht ist der Tag um. „Ach dann muss ich eben morgen ran“, so der uns allen bekannte Seufzer.
Es kostet wirklich schon extreme Willenskraft und Selbstorganisation all diesen Verlockungen zu widerstehen. Tipps wie mans besser schafft gibt’s übrigens im Dossier „Zeitdiebe“

Dann gibt es die Angst zu versagen. Ob diese Angst nun begründet ist oder nicht, kann der Betreffende meistens gar nicht sagen, so übermächtig ist sie. Manchmal hilft es, die Aufgabe in kleinere, überschaubare Scheibchen zu zerlegen (Wie esse ich einen Elefanten) und sich Hilfe zu holen. Oft braucht es aber die professionelle Hilfe eines Coachs oder eines Therapeuten.
Dasselbe gilt auch für die Angst es zu schaffen. Denn jeder Erfolg hat auch seinen Preis und oft verändert sich das Leben für die, die erfolgreich sind.

Planen muss gelernt werden

Eine gute Planung hilft ebenfalls gegen das Aufschieben. Gerade Studenten sind oft mit der Planung von größeren Haus- oder Examensarbeiten überfordert und schieben deshalb schon gleich den Anfang auf. Denn auch Planen will gelernt sein. Bei Examensarbeiten empfiehlt sich die Technik des Rückwärtsplanens mit dem Einarbeiten von vielen Pufferzeiten. Merke: Je ungeübter jemand in der Planung ist, desto mehr Pufferzeiten benötigt er in der Regel.

Schwierige Aufschiebkandidaten sind aber auch die „Adrenalin-Junkies“. Adrenalin-Junkies sind diejenigen, die erst in letzter Minute den richtigen Drive bekommen und dann im Schnellspurt in einer einzigen Nacht genau das erledigen, wofür andere Menschen einige Wochen benötigen.
Erkennen kann man sie daran, dass sie sagen „Ich brauche halt einen gewissen Druck.“
Oder: „Unter Termindruck kann ich besonders gut arbeiten.“
Stimmt ja auch: Durch den Stress wird die Fight-or-Flight-Reaktion (Kämpfen oder flüchten) ausgelöst. Das Frontalhirn wird abgeschaltet, schlechte Gefühle kommen gar nicht erst durch. Konzentrationsfähigkeit und Leistungsfähigkeit werden gesteigert.
Langstreckenläufer können ein Lied davon singen. Adrenalin-Aufschieber auch.
Und dazu kommt etwas, das Otto-Normal-Menschen immer wieder verwundert: Denn meistens klappt es ja mit den Terminen.
Allerdings hat der Adrenalinstoß aber auch seinen Preis: Zu oft, zu viel und zu lang höhlt der Dauerstress die Gesundheit aus.

Einfach liegen lassen

Interessant ist auch die These des ehemaligen Stanford Philosophie-Professors John Perry. John Perry hat den Begriff der „structured procrastination“ erfunden, also des strukturierten Aufschiebens. Perry geht davon aus, dass keiner, der etwas aufschiebt, in der so gewonnenen freien Zeit einfach nichts tut. Sondern dass er in dieser Zeit ausgesprochen nützliche Dinge tut – im Garten arbeiten beispielsweise. Oder Bleistifte spitzen. Oder Tischtennis spielen.
Die hohe Kunst dabei ist nun, während des Aufschiebens von Dingen der höchsten Priorität diejenigen Dinge zu erledigen, die in der Liste mit wichtigen Dingen weiter unten stehen. So kommt man beispielsweise zu makellos aufgeräumten Wohnungen oder spannenden Blogartikeln.

Die genaue Anleitung zum „strukturierten Aufschieben“ ist inzwischen auch auf deutsch erschienen.  „Einfach liegen lassen“  ist der deutsche Titel unter dem Perrys „Art of Procrastination“ jetzt endlich auch bei uns erschienen ist. Einfach aufs Bild klicken für den „Blick ins Buch“ bei Amazon.
Das können Sie dann gleich als E-book downloaden und  beim Lesen weiterprokrastinieren.  😉
Sofern Sie allerdings keinen E-book-Reader haben und auf die Lieferung per Post warten müssten, können Sie jetzt gleich hier mit dem Prokrastinieren weitermachen:

 Foto: Emilie Ogez via Flickr

Das Ergebnis einer Studie der Universität Mainz zum Thema Aufschieben finden Sie hier



 

Dem Papiertiger die rote Karte zeigen

Das papierlose Büro? Von wegen. Dem Papiertiger gehts so richtig gut. Wenn Sie mich fragen, ist der Papierberg im Zuge der Digitalisierung eher gewachsen als geschrumpft.

Wahrscheinlich aus dem Grund, weil das Produzieren von Schriftstücken so einfach geworden ist.

Und das nicht nur im Büro. Auch im heimischen Wohnzimmer erobert der Papiertiger klammheimlich und leise immer wieder irgendwelche waagerechten Flächen.

Dann hilft folgende Methode. Die übrigens auch nach drei Wochen Urlaub funktioniert.

Die erste Maßnahme heißt sortieren.

  • Einen großen – wirklich einen großen – Karton fürs Altpapier zurechtstellen.
  • Dann kommt der erste, schnelle Durchgang: Alles aus den Umschlägen raus, zügig durchgehen. Umschläge, Werbung und gelesene Zeitschriften ab in den Karton.

Vier neue Stapel machen:

  1. Aktion notwendig: Hier kommen Briefe drauf, die zu beantworten sind und Rechnungen, die bezahlt werden müssen.
  2. Wichtige Dokumente, die abgeheftet werden müssen. Das sind Versicherungspolicen, Rechnungen und Quittungen für Steuer und Garantie, Rentenunterlagen. Das sind nicht die Skripte vom letzten Seminar. Die gehören auf Stapel drei oder vier.
  3. Hmm, weiß nicht. Würde ich gerne noch lesen
  4. Aufheben: Bastelanleitungen, Kochrezepte, Urlaubsideen, und so weiter.

Theoretisch sollte jetzt das Paket in der Kiste das größte sein ;-). Theoretisch.

In vier Stapeln
vorsortieren

Weiter geht’s:

    • Jetzt erst einmal die wichtigen Dokumente aus Stapel zwei versorgen.
    • Einfach alles in einen Ordner heften.
    • Ruhig einfach so einheften, wies kommt. Und auf den Ordnerrücken schreiben „Wichtiges Unsortiert“. Die Jahreszahl sollte dazu.
    • „Ordentlich sortieren“ kann man später. So man denn Lust drauf hat.
      Behalten Sie einfach im Kopf: Wenn tatsächlich etwas gebraucht wird, dann ist ein Ordner schneller durchgeblättert als drei Zehn-Zentimeter-Stapel lose Blätter durchsucht.
    • Damit das Abheften mehr Spaß macht sollten Sie sich neue Aktenordner zulegen. Die kommen nämlich heute in top-modernem Design daher, passend zu jeder Wohnungseinrichtung und weitab vom alten Schreibstubenmuff..

Dann braucht Stapel eins (der mit dem Vermerk „Aktion notwendig“…) ein wenig Zuwendung. Was ist dringend? Wo laufen Fristen ab? Wo bergen sich Mahngebühren auf? Diese Dinge gleich erledigen.

Stapel drei braucht ein bisschen mehr Zeit und Zuwendung.

  • Nehmen sie jedes Teil in die Hand und überlegen Sie:
    Werden Sie das lesen? Wenn ja: Wann?
  • Schauen Sie bei Fachzeitschriften ruhig ins Inhaltsverzeichnis. Welche Artikel werden sie überhaupt lesen? (Kleiner Tipp: Man kann aus Zeitschriften auch einige Seiten zum aufbewahren rausschneiden und den Rest wegwerfen 😉 )
  • Oder vielleicht steht ja auch nichts Neues oder Interessantes drin?
  • Falls doch bringen sie ihr Lesefutter gleich an den Ort an dem Sie normalerweise lesen. Ans Sofa, auf den Nachttisch oder wegen mir auch aufs Klo.
  • Machen sie sich frei vom schlechtem Gewissen a la „Das habe ich doch abonniert, das muss ich doch lesen.“ Wenn sie etwas nicht lesen mögen, lassen sie`s bitte auch bleiben. Ganz ohne schlechtes Gewissen. Schreiben Sie lieber schnell eine Email und kündigen Ihr Abonnement „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“.

Stapel vier ist im Allgemeinen der Schwierigste. Die ausgeschnittenen oder rausgerissenen Kochrezepte und die Skripte vom letzten Seminar. Da tanzt unser Papiertiger in der Regel vor Freude!
Stellen Sie sich beim Durchschauen einfach folgende Fragen:

  1. Ist diese Information wichtig genug für mich, um sie zu behalten?
    Kochrezepte die nie ausprobiert werden oder Seminarunterlagen, die nie nachgelesen werden, sind Platzräuber und können weg.
  2. Kann ich diese Information im Notfall auch woanders herbekommen? Aus der Bibliothek, aus dem Internet, aus dem Archiv einer Zeitschrift?
  3. Kann ich die Information digitalisieren, um Stauraum für Papier zu sparen? Dieses Verfahren eignet sich vor allem für Seminarunterlagen die man wirklich noch benötigt.
    Die Mitschriften eines Studien-Semesters sind als PDF-Datei übrigens genauso gut zu lesen wie auf Papier.

Stapel Vier muss, wenn Sie ihn nochmals durchgekämmt haben, übrigens auch noch aufbewahrt werden. Überlegen Sie doch einmal ob ihnen dazu eine Hängekartei nicht gute Dienste leisten kann. Für Hängekarteien gibt es Mappen, in die man einfach von oben alles reinwerfen kann. Die Kästen passen sogar gut ins unterste Fach im Wohnzimmerschrank.

Falls sich bei ihnen aus irgendwelchen Gründen heraus eine größere Menge Papier aufgebergt hat als sie in einem Durchlauf bewältigen können, überlegen Sie welcher Zeitabschnitt ihnen aktuell zur Verfügung steht (und wie lange sie voraussichtlich Lust haben werden mit dem Papiertiger zu kämpfen) und teilen Sie diese Zeit durch vier. Der erste Sortierdurchgang sollte dabei nur ein Viertel der zur Verfügung stehenden Zeit in Anspruch nehmen, dann gehen Sie, wie beschrieben, ans Versorgen der einzelnen Stapel.

Falls sie sich unsicher sind, ob sie ein Dokument aufheben sollten oder nicht, dann gilt im Zweifelsfalle: Besser abheften und aufheben.
Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente finden Sie hier: https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist

Für Steuerunterlagen gilt übrigens: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Jahr, in dem der Steuerbescheid zugestellt wurde, und nicht mit dem Belegdatum.

Sie drücken sich vorm Abheften? Vielleicht liegts am falschen Werkzeug! Mein neuer Locher, den ich hier in einem Tooltip vorgestellt habe, macht mir jedenfalls immer noch so richtig Spaß!

Foto: Casanowe via Envato
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Alexandras Fundstücke des Monats

Meine Fundstücke des Monats: nützliche Kleinigkeiten die das Leben erleichtern.


Sorgen für leichte Frühlingsstimmung, nach dem langen Winter und halten extra lange!


Frühjahrsputz macht glücklich! Besonders wenn er geringe Anstrengung erfordert. Wie mit diesem Bodenwischset von Vileda:


Die fanden wir besonders witzig: Madame Pottine aus Disneys "Die Schöne und das Biest"