Dem Papiertiger die rote karte zeigen

Dem Papiertiger die rote Karte zeigen

Das papierlose Büro? Von wegen. Dem Papiertiger gehts so richtig gut. Wenn Sie mich fragen, ist der Papierberg im Zuge der Digitalisierung eher gewachsen als geschrumpft.

Wahrscheinlich aus dem Grund, weil das Produzieren von Schriftstücken so einfach geworden ist.

Und das nicht nur im Büro. Auch im heimischen Wohnzimmer erobert der Papiertiger klammheimlich und leise immer wieder irgendwelche waagerechten Flächen.

Dann hilft folgende Methode. Die übrigens auch nach drei Wochen Urlaub funktioniert.

Die erste Maßnahme heißt sortieren.

  • Einen großen – wirklich einen großen – Karton fürs Altpapier zurechtstellen.
  • Dann kommt der erste, schnelle Durchgang: Alles aus den Umschlägen raus, zügig durchgehen. Umschläge, Werbung und gelesene Zeitschriften ab in den Karton.

Vier neue Stapel machen:

  1. Aktion notwendig: Hier kommen Briefe drauf, die zu beantworten sind und Rechnungen, die bezahlt werden müssen.
  2. Wichtige Dokumente, die abgeheftet werden müssen. Das sind Versicherungspolicen, Rechnungen und Quittungen für Steuer und Garantie, Rentenunterlagen. Das sind nicht die Skripte vom letzten Seminar. Die gehören auf Stapel drei oder vier.
  3. Hmm, weiß nicht. Würde ich gerne noch lesen
  4. Aufheben: Bastelanleitungen, Kochrezepte, Urlaubsideen, und so weiter.

Theoretisch sollte jetzt das Paket in der Kiste das größte sein ;-). Theoretisch.

In vier Stapeln
vorsortieren

Weiter geht’s:

    • Jetzt erst einmal die wichtigen Dokumente aus Stapel zwei versorgen.
    • Einfach alles in einen Ordner heften.
    • Ruhig einfach so einheften, wies kommt. Und auf den Ordnerrücken schreiben „Wichtiges Unsortiert“. Die Jahreszahl sollte dazu.
    • „Ordentlich sortieren“ kann man später. So man denn Lust drauf hat.
      Behalten Sie einfach im Kopf: Wenn tatsächlich etwas gebraucht wird, dann ist ein Ordner schneller durchgeblättert als drei Zehn-Zentimeter-Stapel lose Blätter durchsucht.
    • Damit das Abheften mehr Spaß macht sollten Sie sich neue Aktenordner zulegen. Die kommen nämlich heute in top-modernem Design daher, passend zu jeder Wohnungseinrichtung und weitab vom alten Schreibstubenmuff..

Dann braucht Stapel eins (der mit dem Vermerk „Aktion notwendig“…) ein wenig Zuwendung. Was ist dringend? Wo laufen Fristen ab? Wo bergen sich Mahngebühren auf? Diese Dinge gleich erledigen.

Stapel drei braucht ein bisschen mehr Zeit und Zuwendung.

  • Nehmen sie jedes Teil in die Hand und überlegen Sie:
    Werden Sie das lesen? Wenn ja: Wann?
  • Schauen Sie bei Fachzeitschriften ruhig ins Inhaltsverzeichnis. Welche Artikel werden sie überhaupt lesen? (Kleiner Tipp: Man kann aus Zeitschriften auch einige Seiten zum aufbewahren rausschneiden und den Rest wegwerfen 😉 )
  • Oder vielleicht steht ja auch nichts Neues oder Interessantes drin?
  • Falls doch bringen sie ihr Lesefutter gleich an den Ort an dem Sie normalerweise lesen. Ans Sofa, auf den Nachttisch oder wegen mir auch aufs Klo.
  • Machen sie sich frei vom schlechtem Gewissen a la „Das habe ich doch abonniert, das muss ich doch lesen.“ Wenn sie etwas nicht lesen mögen, lassen sie`s bitte auch bleiben. Ganz ohne schlechtes Gewissen. Schreiben Sie lieber schnell eine Email und kündigen Ihr Abonnement „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“.

Stapel vier ist im Allgemeinen der Schwierigste. Die ausgeschnittenen oder rausgerissenen Kochrezepte und die Skripte vom letzten Seminar. Da tanzt unser Papiertiger in der Regel vor Freude!
Stellen Sie sich beim Durchschauen einfach folgende Fragen:

  1. Ist diese Information wichtig genug für mich, um sie zu behalten?
    Kochrezepte die nie ausprobiert werden oder Seminarunterlagen, die nie nachgelesen werden, sind Platzräuber und können weg.
  2. Kann ich diese Information im Notfall auch woanders herbekommen? Aus der Bibliothek, aus dem Internet, aus dem Archiv einer Zeitschrift?
  3. Kann ich die Information digitalisieren, um Stauraum für Papier zu sparen? Dieses Verfahren eignet sich vor allem für Seminarunterlagen die man wirklich noch benötigt.
    Die Mitschriften eines Studien-Semesters sind als PDF-Datei übrigens genauso gut zu lesen wie auf Papier.

Stapel Vier muss, wenn Sie ihn nochmals durchgekämmt haben, übrigens auch noch aufbewahrt werden. Überlegen Sie doch einmal ob ihnen dazu eine Hängekartei nicht gute Dienste leisten kann. Für Hängekarteien gibt es Mappen, in die man einfach von oben alles reinwerfen kann. Die Kästen passen sogar gut ins unterste Fach im Wohnzimmerschrank.

Falls sich bei ihnen aus irgendwelchen Gründen heraus eine größere Menge Papier aufgebergt hat als sie in einem Durchlauf bewältigen können, überlegen Sie welcher Zeitabschnitt ihnen aktuell zur Verfügung steht (und wie lange sie voraussichtlich Lust haben werden mit dem Papiertiger zu kämpfen) und teilen Sie diese Zeit durch vier. Der erste Sortierdurchgang sollte dabei nur ein Viertel der zur Verfügung stehenden Zeit in Anspruch nehmen, dann gehen Sie, wie beschrieben, ans Versorgen der einzelnen Stapel.

Falls sie sich unsicher sind, ob sie ein Dokument aufheben sollten oder nicht, dann gilt im Zweifelsfalle: Besser abheften und aufheben.
Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente finden Sie hier: https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist

Für Steuerunterlagen gilt übrigens: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Jahr, in dem der Steuerbescheid zugestellt wurde, und nicht mit dem Belegdatum.

Sie drücken sich vorm Abheften? Vielleicht liegts am falschen Werkzeug! Mein neuer Locher, den ich hier in einem Tooltip vorgestellt habe, macht mir jedenfalls immer noch so richtig Spaß!

Foto: Casanowe via Envato
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Meine Fundstücke des Monats: nützliche Kleinigkeiten die das Leben erleichtern.


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