Rückwärtsplanung in der Projektplanung

Rückwärtsplanung – was ist das denn?

Immer wieder werde ich gefragt, wie denn nun eine Rückwärtsplanung eigentlich funktioniert und wie man mit Hilfe des rückwärts Planens einen Projektplan erstellt.

Hilfreich ist eine solche Rückwärtsplanung vor allem für Last-Minute-Macher, die einfach keine Lust mehr haben, sich immer wieder die Nerven aufzuschleißen und die Nächte durch zu arbeiten, wenn der Abgabetermin eines Projektes naht.

Der Trick ist im Prinzip ganz einfach: Denn umgekehrt zu einer normalen Projektplanung fängt man einfach von hinten beim Abgabetermin  an.

Hier ein Beispiel um die Grundprinzipien der Rückwärtsplanung zu verdeutlichen.

Der Abgabeschluss für Kurts Semesterarbeit ist der 15.Juli.

  • Ein Blick in den Kalender: Der 15.Juli ist ein Freitag. Das bedeutet, die fertige Arbeit muss spätestens bis 12 Uhr im Sekretariat sein, denn dann geht die Sekretärin ins Wochenende.

Das Beispiel eignet sich nicht
nur für Semesterabeiten,
sondern auch für alle anderen Projekte

 

Jetzt ein Blick in die Anforderungen: Bestimmt muss die Arbeit ausgedruckt werden, aber muss sie womöglich gebunden sein?

  • Falls ja gilt es abzuklären, wer diese Arbeit übernimmt und wie lange das dauert. Gerade zu Semesterende liegen die Copy-Shops gerade in den Unistädten beispielsweise ziemlich zu mit Arbeit. Also: Kurt schnappt sich den Telefonhörer und fragt nach. Idealerweise möchte er die Arbeit spätestens eine Woche vor dem Abgabetermin zurückhaben, falls beim Binden etwas schiefgeht, also am 8.. Der Buchbinder braucht drei Tage, also sollte er die ausgedruckten Seiten am 5.Juli bekommen. Kurt schnappt sich ein Arbeitsblatt und trägt dieses Datum ein.
  • Wie lange braucht Kurt zum Ausdrucken? Rechnet aber damit, dass beim Ausdrucken der Drucker den Geist ausgibt, oder die Patrone leer wird. Denn das ist „Murphys Gesetz“, das der amerikanische Raumfahrtingenieur im Jahr 1949 formuliert hat und das besagt „Alles was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“

Also setzt Kurt das Ausdruckdatum auf den 1.Juli, denn notfalls kann er dann noch am Samstag neue Druckerpatonen besorgen, oder am Montag bei einem seiner Freunde drucken.

  • Liest jemand Korrektur, oder bleiben die Tippfehler drin? Falls ja, wie lange braucht der- oder diejenige?

So, jetzt haben wir das Datum an dem das Manuskript der Arbeit fertig sein sollte. Falls das nicht klappt, kein Drama: wir haben ja ausreichend Pufferzeiten eingeplant.

Jetzt schauen wir uns unser Thema an, gliedern es in einzelne Arbeitsschritte und überlegen, wie lange wir für den jeweiligen Arbeitsschritt benötigen.

Die Abhänigkeit von Dritten
einplanen!

  • Wichtig dabei ist die Frage: Wo sind wir von anderen abhängig, die eventuell auch Zeit brauchen? Diese Teile sollten wir uns extra markieren.
  • Jetzt geht es weiter mit der Planung. Wir tragen einfach die einzelnen Arbeitsschritte von unserem Manuskript-ist fertig-Termin nach vorne ein. Idealerweise lassen sich dabei auch noch Pufferzeiten einplanen.
  • Wichtig ist es für Kurt auch Rückmeldungen seines Profs zu erhalten. Die meisten Hochschullehrer bieten in der heißen Phase von Semesterarbeiten dazu Sprechtermine an. Ein solches Angebot sollte Kurt auf jeden Fall nutzen und einplanen – genau wie sich ein Freiberufler während eines Projekts die Rückmeldung seines Kunden einholen sollte.

Nachdem Kurt die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte auf sein Arbeitsblatt eingetragen hat kann es sich entweder zufrieden zurücklehnen weil alles aufgeht und er erst in der kommenden Woche mit seiner Arbeit beginnen muss, oder er stellt fest, dass er in der vorletzten Woche hätte anfangen müssen.

Falls das der Fall ist, hilft nur eines: Die Zeit für die einzelnen Arbeitsschritte zu verändern, und zwar solange bis die Planung aufgeht.

Jetzt kann Kurt das jeweilige Datum, an dem ein Arbeitsschritt fertig gestellt sein muss in seinen Kalender eintragen. Außerdem sollte sich Kurt notieren, wer etwas zu seiner Arbeit zuliefert und wann er denjenigen kontaktieren muss. Aber Vorsicht: Gerade wenn Dritte in der Planung einbegriffen sind, muss Kurt unbedingt Pufferzeiten einplanen!

So, alles klar soweit? Eine solche Rückwärtsplanung eignet sich nicht nur für Studenten und Semesterarbeiten. Auch Freelancern hilft die Methode weiter um größere Projekte zu bewältigen. Oder beispielsweise, wenn sich die Schwiegereltern zum Osteressen angesagt haben…..

Wie man am besten größere Prokjekte in kleine Arbeitseinheiten zerlegt steht hier, hier und hier.

Wer öfters größere Projekte bearbeitet, der sollte sich übrigens diese kostenlose Software einmal anschauen: https://www.ganttproject.biz/

Foto: Webvilla via Pixabay


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