Seit es Mobiltelefone gibt, sind wir 24 Stunden am Tag erreichbar. Das kann eine gute Sache sein. Aber leider sind wir nicht nur rund um die Uhr erreichbar, sondern wir sind auch rund um die Uhr ablenkbar.
Dieser Beitrag ist der zweite Artikel unserer Serie „Zeitfresser“. Den ersten Teil unseres Dossiers, „Den Zeitfressern die rote Karte zeigen“ finden Sie hier. Den dritten Teil darüber wie Ihnen der Perfektionismus die Zeit raubt, und warum gut oft gut genug ist, hier
Um den Zeitfresser Telefon richtig einzuschätzen, sollten Sie nicht nur an die reinen Telefonzeiten denken, also an die Zeit, die Sie vom Abheben bis zum Auflegen benötigen, sondern Sie sollten auch die Zeit beachten, die Sie benötigen um wieder in Ihren Arbeitsfluss zurückzufinden. Und das kann, je nachdem wobei und an welcher Stelle Sie gerade gestört wurden, ganz schön lange sein.
Auch wenn es sich dabei nur um ein kurzes Telefonat handelt: Entscheidend ist die Zeitspanne, die sie brauchen, um dort weiter zu arbeiten wo sie aufgehört haben. Und das dauert oft länger als man im ersten Moment vermutet.
Ob es nun die Excel-Tabelle ist, in der Sie im Büro die letzten Verkaufszahlen zusammenstellen, oder die Zeit die Sie brauchen um Ihre Gummihandschuhe wieder überzustülpen um beim Fensterputzen weiter zu machen.
„Ach, Mist, wo war ich denn nur?“
Die Lösung dafür ist einfach. Sichern Sie sich störungsfreie Zeiten. Richten Sie sich eine Anrufbox ein, auf der der Anrufer eine Nachricht für Sie hinterlassen kann. Für ihre privaten Anrufe dürfte dies kein Problem sein. Sie können sogar feste Zeiten einplanen an denen Sie nicht erreichbar sein werden. Den Menschen, die sie im allgemeinen anrufen, sollten Sie diese Zeiten auch mitteilen.
Am Anfang dürfte es für Sie ein ungewohntes Gefühl sein, einfach einmal nicht erreichbar zu sein. Wahrscheinlich stellen Sie sich vor, es könnte etwas passiert sein und Sie erfahren davon nichts. Oder Sie haben Schuldgefühle, weil Sie meinen es anderen schuldig zu sein, dass Sie immer verfügbar sind. Denn die Andern sind das ja schließlich auch.
Wenn das so ist, dann fangen Sie einfach mit ganz kurzen Zeitspannen an, vielleicht zunächst mit fünf oder zehn Minuten. So zum angstfreien Ausprobieren 🙂
Im Büro, wo sie ja nicht einfach Ihre Anrufe auf eine Box umleiten können, sprechen Sie sich mit einem Kollegen oder einer Kollegin ab und übernehmen Sie wechselweise den Telefondienst für den anderen, so dass jeder von Ihnen eine anruffreie Zeitspanne hat, in der er in Ruhe arbeiten kann.
Versprochen: Sie werden staunen, was Sie in einer Stunde ohne Störung (oder zum Eingewöhnen auch in zehn ungestörten Minuten) alles erledigen können.
Foto: Ona Anglada Pujol via https://www.flickr.com/photos/diospordiosescuatro/ (CreativeCommonsLicense)
